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總務處事務組
事務組

 

業務內容

一、工友管理部分:
        擬定工作職掌
        辦理僱用、解聘工友並合法定人數
        規定工友工作時間、差勤管理及考核
        辦理工友訓練以提昇服務品質
        定期召開勞資會議

 

二、安全管理部分:
        強化防護團之健全組織
        實施各種安全防護工作
        維持消防救護器材及防火、防盜設備之時效
        實施定期消防及救護訓練與演習
        辦理假日保全值班
        加強管理人員出入、門禁
        常與本地有關安全防護機構聯繫(警察及衛生單位等) 
        維護校園安全監控系統
        辦理並申報建物公共安檢(建管處)
        辦理並申報消防安檢(消防單位)

 

三、物品管理部分:
        辦理各類必需物品採購、登記及驗收
        辦理非消耗性物品列帳管理事宜
        盤點與分類每月庫存物品
        執行物品領用之標準及程序(含核發、儲藏、報廢)

 

四、財產管理部分:
        登記管理財產並與會計單位核帳
        造送財產增減表(每月、季、年)
        辦理財產之購置及營造並齊全權狀證件
        訂立出租或租用財產契約
        填寫出借或借用之財產借據
        執行盤點財產並查明盤盈或盤虧之財產情由
        辦理財產責任簽認及檢查(含整修、報廢、變賣)
        繳納財產應付之稅捐

 

五、宿舍管理部分:
        辦理宿舍及設備之借用與檢修並依標準執行
        辦理臨時及緊急保養工程
        記載並填報各種有關宿舍事務表冊

 

六、辦公處所管理部分:
        分配佈置辦公處所與建置必要設備(含光線、空氣、溫度)
        維護辦公室及盥洗間(廚房、飯廳)等處所清潔衛生
        宣導辦公室器具及私人物品之適當放置
        執行辦公室之保密與推行辦公處所能源節約措施
        設置維護固定標語牌及指路牌
        整理庭院、隙地、通路、走廊、草坪等處 
        維護水電設備與清理水溝、大宗垃圾
        協調專人負責環境衛生

 

七、集會管理部分:
        要求會場布置與會議保密
        維護與管理集會場所之燈光、空調、擴音設備及會議室用具
        管理與安排會議交通工具
        管理各項消耗性物品與報核集會費用開支

 

八、員工福利管理部分:
        協助人事室辦理員工福利相關事宜
        辦理校警、技工、工友、代理教師、約僱人員等勞保健保

 

九、營建工程:
        提報初步規劃、概算與審核預算
        辦理建築師甄選(細部設計、申請建照)並準備招標
        辦理發包與訂約並控管全程施工品質與進度
        督導建築師與承包商履約並參與各項材料檢驗與查核
        辦理各期估驗計價與查核竣工
        辦理驗收(申請使用執照)與結算

 

十、修繕:
        訂定各種使用管理辦法(會同各單位)
        落實使用、保管與維護合一制度
        實施修繕登記與速修回報制度並統計與執行預算
        辦理物品租用與購置(堅固耐用省維修)

 

十一、校園美化綠化:
        美化綠化校園並定期修剪枝條及處理危株
        實施假日集中植物照護或指派專人澆水

 

十二、採購:
        辦理採購依政府採購法及相關規定
        建立標準作業程序與採購人員專業證照制 

 

十三、場地開放管理:
        依「臺北市立各級學校校園開放實施要點」辦理場地開放事宜
        要求借用手續務必三天前辦妥(含填寫切結書與繳納保證金、租金)
        繳納款項依會計程序入帳 

 

十四、車輛管理:
        建立車輛調派保養與檢查維修制度
        填報稽核各項登記表卡
        管理油料與保養工具

 

十五、其他:
        報核交通費與零用金
        建立公物保管與損壞賠償
        管理維護蒸飯箱、鑰匙、電扇、冷氣、飲用水、自來水
        偵檢記錄廁所針孔照相
        宣導節約能源措施