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總務處文書組
文書組

 

業務內容:

一、文書管理部分:
       1.建立各項文書處理程序與提昇效率
       2.建立文書單位應備簿冊
       3.負責全校總收發文
       4.執行並推動文書處理分層負責
       5.革新及簡化文書工作
       6.建立並推行公文時效管制制度
       7.辦理定期文書稽催
       8.執行文書嚴格保密
       9.設置文書單位並爭取高效事務機具
     10.標準化文書用紙
     11.訂定本校文書處理章則
     12.準備必要之文書用具
     13.辦理文書作業與推動電子公文講習

 

二、檔案管理部分:
       1.力行作業流程(點收、整理、編號、登記、入檔、檢檔等)
       2.檢視各單位執行公文檔案保管年限及存廢登錄、歸檔
       3.如期辦理銷燬
       4.設置及管理檔案庫房
       5.統計資料(收檔、調檔、歸檔及銷燬等)
       6.辦理公文保密及文件歸檔與保管事項
       7.建立標準管理設備
       8.現行檔案目錄每半年彙送國家檔案局(含回溯檔案目錄)

 

三、內部控制:
       1.彙整總務處各項標準作業流程
       2.彙整總務處業務內部控制檢核事宜

 

四、其他:
       1.典守學校印信
       2.收發信件、包裹、傳真
       3.彙整並管理市府公報
       4.紀錄全校性會議、校務會議及行政會報
       5.記載學校大事記及管理校史
       6.彙辦校長交接
       7.管理與申報印信(製發、換發、補發及廢置)
       8.處理非屬處室公文
       9.彙存行政人員交接清冊